ورود

حداقل 15 دقیقه پیش از شروع جلسه تجاری باید در محل برگزاری آن حاضر باشید. این مساله امکان مشخص کردن مکان نشستن و آماده شدن پیش از آغاز جلسه را فراهم می کند.

دستور کار
رئیس جلسه باید حداقل یک هفته پیش از آغاز جلسه، دستور کار آن را به هر یک از شرکت کنندگان CRM ارائه کند. از این طریق آنها قادر به برقراری تماس با رئیس جلسه و در میان گذاشتن نظرات و نگرانی هایی خود پیرامون دستور کار پیش از آغاز جلسه هستند. بر همین اساس و در صورت نیاز، رئیس جلسه و شرکت کنندگان از زمان کافی برای انجام تغییرات برخوردار خواهند بود.

مطلب مرتبط :  31 عبارات است که کشتن یک فروش ایمیل مقدماتی

آمادگی
هر یک از شرکت کنندگان باید با تمامی داده ها و موارد مورد نیاز جلسه در آن حضور داشته و درک درستی از موضوع جلسه داشته باشند.

وقت استراحت
اگر برگزاری جلسه ای طولانی را برنامه ریزی کرده اید باید در هر دو ساعت یک وقت استراحت تنظیم کنید. زمان های استراحت باید 20 دقیقه بوده و در صورت اختصاص آن به صرف غذا باید 30 دقیقه باشند.

مطلب مرتبط :  استراتژی کسب و کار

لباس
در جلسات داخلی یک شرکت رئیس جلسه می تواند نوع لباس مورد نیاز شرکت کنندگان را تعیین کند. چه پوشش معمولی کسب و کار و چه پوشش رسمی، شرکت کنندگان باید از اصول تعیین شده پیروی کنند.

صحبت کردن
برای حفظ سازماندهی و نظم جلسه باید زمانی که اجازه صحبت به شما داده می شود، این کار را انجام دهید. طرح پرسش ها باید طی مدت زمان مشخص شده انجام شود. برای این کار می توانید دست خود را بالا آورده تا رئیس جلسه اجازه صحبت را به شما بدهد. هرگز حرف کسی که در حال صحبت و یا طرح پرسش است را قطع نکنید.

مطلب مرتبط:  محصول فروش

گوش دادن
ممکن است بسیاری از پرسش های شما درباره موضوع جلسه با توجه به محتوای نشست و بحث های انجام شده، پاسخ داده شوند. از این رو، همواره با دقت به مباحث مطرح شده در جلسه گوش داده و یادداشت برداری کنید.

عادات عصبی
از عادات عصبی مانند بازی با خودکار و یا ضربه زدن با آن روی میز، ایجاد صداهایی با دهان، ضربه زدن با پا به زمین و یا بازی با کاغذ خودداری کنید.

تلفن همراه و لپ تاپ
پیش از آغاز جلسه تلفن همراه خود را خاموش کنید. اگر در انتظار تماسی فوری هستید، تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار داده و در صورت برقراری آن تماس از حاضرین در جلسه عذرخواهی کنید. اگر استفاده از لپ تاپ در جلسه مانعی ندارد می توانید این کار را انجام دهید، در غیر این صورت دستگاه خود را خاموش کرده و نمایشگر آن را جمع کنید تا موجب حواس پرتی و یا مانع دید فرد دیگری نشود.

مهمان ناخوانده  
از به همراه آوردن مهمان ناخوانده به جلسه خودداری کنید. اگر فردی قصد همراهی با شما را دارد پیش از جلسه با رئیس جلسه تماس گرفته و اجازه این کار را دریافت کنید. در صورت مخالفت رئیس جلسه از انجام چنین اقدامی پرهیز کنید.